淮北师范大学党政办公室文件

校办字〔2025〕15号

关于做好文件材料归档工作的通知

各学院，各部门、各单位：

为准确、完整、系统地收集、保存学校2024年的文件材料，根据《高等学校档案管理办法》有关规定，现就做好归档工作通知如下：

一、归档范围和归档时间：

（一） 机关各部、处、室，各有关直属单位形成的党群、行政、外事、出版物、声像类文件材料，经系统整理后在7月10日前归档。

（二） 各教学单位形成的教学综合管理文件材料，经系统整理后应在7月10日前归档，2024届学生学业成绩表、学籍表应在10月底前归档。

（三）科研、基建、仪器设备类文件材料应在项目验收（竣工）后3个月内归档。

（四）财务业务材料实行隔年移交制度，由财会部门保管两年后移交档案室。

二、质量要求：

（一）归档文件材料应齐全完整；纸质文件材料应为原件；上级来文与文件处理单并存，本校文件与文件签发单、定稿并存，正文与附件并存。

（二）实行纸质文件、电子文件双套归档制。无电子文件的纸质文件归档，有电子文件的与纸质文件同时归档；电子文件归档时，必须同时提供纸质文件。

（三）本校形成的文件材料用纸应规范，书写、打印、用印等应用耐久材料；字迹、印信等应清晰、完整；责任者和成文时间应标明。

（四）声像材料归档时应附有文字说明，并注明责任者、形成时间、内容等，归档的声像材料应图像清晰、音质良好。

（五）毕业班合影照片尺寸控制在长30CM，宽25CM，电子照片发档案室胡维维老师OA邮箱。

三、归档程序：

各归档单位兼职档案员负责统一向综合档案室移交文件材料，移交时填写《淮北师范大学档案移交(接收)登记簿》，一式二份，由移交单位和综合档案室相关人员签字移交，归档单位和综合档案室各执一份，以备查验。

四、学校综合档案室现在相山校区图书馆北楼六楼，电话：3802097。

特此通知。

     附：档案移交（接收）登记簿

党政办公室

2025年6月23日

淮北师范大学党政办公室           2025年6月23日印发

（此件主动公开）